Czy powinienem/powinnam się martwić zgubieniem lub kradzieżą pieczątki? Czy trzeba ten fakt komuś zgłosić? A jeśli tak, to komu? To pytania często zadawane przez osoby, które zorientują się, że nie mają pieczątki, której dotychczas używali. Jeśli nie wiesz, jak powinieneś się zachować w tej sytuacji, to zachęcamy do czytania dalej. Podpowiemy.
Pieczątka i jej posiadanie w świetle przepisów prawnych
Zgodnie z przepisami przedsiębiorca nie ma konieczności wyrabiania pieczątki. A to dlatego, że w polskim prawie nie ma zapisu, który by to nakazywał. Nie ma też obowiązku wystawiania faktur, które byłyby sygnowane pieczątką. Potwierdził to Minister Finansów w swojej wypowiedzi z 29.04.2010 roku, w której podkreślał, że tylko urzędy w Polsce są zobowiązane do posługiwania się pieczęciami.
W praktyce jednak wiele wzorów dokumentów jest przygotowywanych z wyraźnym zaznaczeniem miejsca na pieczątkę firmową (przykładowo wnioski do Inspekcji Sanitarnej, wnioski do GUS, deklaracje podatkowe dotyczące podatku dochodowego), a brak pieczątki może okazać się kłopotliwy m.in. w kontaktach z urzędami oraz bankami. Właśnie dlatego wiele firm decyduje się na wyrobienie pieczątki. Jest ona w końcu bardzo praktycznym nośnikiem danych, pozwala zaoszczędzić czas, ułatwia kontakty z innymi, a dobrze wykonana jest też formą reklamy. Co ważne, dziś pieczątkę można zamówić, nie ruszając się z kanapy, szybko i tanio. W pewnych zawodach jednak posiadanie pieczątki jest obowiązkowe, podobnie jak informacje, które mają się na niej znaleźć.
Pieczątka w szczególnych zawodach
Pieczątka jest obowiązkowa w zawodzie lekarza, weterynarza, instruktora jazdy, pielęgniarki, położnej, diagnosty laboratoryjnego. W przypadku tych zawodów pieczątki są określone stosownymi uchwałami i rozporządzeniami. Informacje na ten temat można odnaleźć na stronie Ministerstwa Zdrowia, Naczelnej Rady Lekarskiej czy Krajowej Rady Lekarsko-Weterynaryjnej.
Taka pieczątka powinna zawierać:
- nazwę praktyki,
- specjalny kod identyfikacyjny,
- adres miejsca udzielania świadczenia zdrowotnego lub przyjmowania wezwań i miejsca przechowywania dokumentacji medycznej,
- numer telefonu,
- identyfikator stanowiący pierwszych 8 cyfr numeru REGON.
Pieczątka lekarska powinna zawierać imię i nazwisko lekarza, jego tytuł zawodowy, specjalizację.
Weterynarz natomiast posługuje się pieczątką z własnym imieniem i nazwiskiem oraz wyraźnym zaznaczeniem: LEKARZ WETERYNARII (zapis wersalikami i bez skrótów), ewentualnym tytułem specjalisty, numerem prawa wykonywania zawodu, miejscowością, ulicą i numerem domu lub lokalu oraz telefonem. Lekarz weterynarii pieczątką poświadcza świadectwa zdrowia, opinie, ekspertyzy, recepty.
Pieczątki położnych i pielęgniarek również są ściśle określone rozporządzeniem. Na takiej pieczątce powinny się znaleźć:
- imię i nazwisko,
- tytuł zawodowy,
- zdobyte specjalizacje,
- numer wykonywania zawodu.
Co zrobić, gdyż okaże się, że pieczątka zginęła lub gorzej – została skradziona?
W przypadku zgubienia albo kradzieży pieczątki, którą posługują się lekarze, położne czy pielęgniarki trzeba podjąć pewne kroki, aby zabezpieczyć się przed wykorzystaniem stempla przez osoby trzecie. Najważniejsze to:
- Zgłosić pisemnie zaginięcie pieczątki do Izby Lekarskiej, do pracodawcy, NFZ-u, na policję.
- Zamieścić ogłoszenie w prasie mówiące o zaginięciu pieczątki z prośbą o kontakt w przypadku jej znalezienia.
- Wyrobić nową pieczątkę, która będzie się znacząco różniła od poprzedniej: układem, i wielkością czcionki, kolorem.
Innym krokiem, który można podjąć, jest przesłanie do władz wzoru starej pieczątki oraz wzoru nowej. Niektóre kancelarie prawne współpracujące z Okręgowymi Izbami Lekarskimi zalecają, by w tym dokumencie podać okoliczności utraty pieczątki i zaznaczyć wyraźnie zmiany w pieczątce używanej po utracie poprzedniej.
Kradzież pieczątki firmowej
Dokumenty nie określają, jak powinien postąpić przedsiębiorca, gdy okaże się, że jego pieczątka zginęła. Jeśli jednak podejrzewamy, że pieczątka została skradziona, to warto ten fakt zgłosić na policję, zwłaszcza że ewentualny sfałszowany dokument może być powodem wielu kłopotów. Trzeba jednak pamiętać, że sama pieczątka bez podpisu nie przedstawia wartości w świetle prawa.
Co z pieczątkami urzędowymi?
Zarówno wzór pieczątki firmowej, jak i postępowanie z nią określają przepisy. Jedynym podmiotem, który może wytwarzać pieczęcie urzędowe, jest Mennica Polska. Szczegóły związane z pieczęciami urzędowymi są określone w ustawie o pieczęciach urzędowych z dnia 7 grudnia 1955. Osoba, która posługuje się taką pieczątką, musi własnoręcznie potwierdzić jej odbiór i przejąć odpowiedzialność za jej właściwe użytkowanie, zabezpieczenie i przechowywanie.
Pieczątka urzędowa:
- ma być chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych, w tym także dzieci,
- nie wolno jej odbijać na niepodpisanych o dokumentach czy pustych kartkach,
- pracownik, który kończy pracę, jest zobowiązany, by rozliczyć się z pobranych i używanych pieczęci.
Jeśli pieczątka urzędowa, bez względu na to czy to będzie pieczątka datownik czy inna została skradziona, niezbędne jest niezwłoczne powiadomienie osoby na najwyższym stanowisku w danej jednostce. Należy także powiadomić osobę, która zajmuje się zamawianiem pieczątek i pieczęci. Pisemnie należy poinformować o numerze pieczątki, jej wielkości, typie pieczęci oraz okolicznościach utraty, a samo pismo złożyć w sekretariacie urzędu. Kierownik jednostki ma obowiązek poinformować Mennicę Polską S.A., organy policji lub prokuratury. Utrata pieczątki powinna być także odnotowana w ewidencji pieczęci i pieczątek. Pieczątka powinna zostać unieważniona i wyrejestrowana z ewidencji po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających oraz po otrzymaniu zgody od Mennicy Polskiej S.A.
Czas na zakup nowej pieczątki
Utrata pieczątki nie należy do przyjemnych doświadczeń. Zawsze wiąże się ze stresem dla osoby, która jej używała. W szczególnych zawodach wymaga podjęcia pewnych kroków. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by po jej stracie wyrobić nową, pamiętając jednak o tym, jakie informacje muszą się na niej znaleźć. Pieczątki, podobnie jak tusz do pieczątek na szczęście można łatwo i szybko zamówić w domu przez Internet.
